日本の出張管理を世界最先端に、出張のマネジメントを支援するGBT NTAの視点とは?(PR)

日本における出張管理の実態は、精算を主目的とした日本の従来型とグローバルスタンダードのビジネストラベルマネジメント(BTM)が混在しているのが現状だ。しかし企業のグローバル化とテクノロジーの進化の波は、状況を大きくゆさぶり始めている。

危機管理とコスト可視化の目的でBTMに集まる注目

日本の業務渡航をめぐる動きに大きな変化が起きつつある。「しばらく前までは、とりあえず安く出張手配できればいいというニーズが多かったが、ここ1、2年で企業にBTMが意識され、出張をきちんと管理するという概念が根付いてきた」と話すのは、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行(GBT NTA)の事業戦略&開発本部で本部長を務める滝田祥丈氏だ。

変化を促しているのは、危機管理の重要性の高まりと、出張コストの“見える化”への圧力という2つ。ここ数年、世界各地でテロ事件が頻発。特に2015年秋のパリでの爆破事件以降、危機管理の重要性に対する意識が高まってきている。その一方で、企業はその都度、出張者の安否・所在確認の対応に追われ、出張情報が社内各部署で分散管理されているため状況把握が困難で時間も要するという問題に直面している。こうした状況から、「出張情報を一元管理し迅速に状況を把握できるBTMの導入機運が高まった」(滝田本部長)。

事件・事故の発生地域周辺にいる出張者を即座に割り出し、スマートフォンアプリを使用して安否や所在を把握できるGBT NTAの危機管理ツール「Expert Care」の利用企業も増えている。

出張コストの“見える化”圧力は、日本企業のグローバル化に関連している。世界市場に活路を求める企業が増え、海外企業の買収も増加。生産拠点の海外進出も続き、世界各地での企業活動は活発化している。

「ここ数年で一気にBTMの導入機運が高まっている」と語る滝田本部長

海外子会社などを通じて出張コスト管理が進むグローバルスタンダードに触れる機会も多くなった。こうした事情を背景に、最近は「海外出張の経験値が一定レベルに達したタイミングで、出張コストの“見える化”の必要性に気付き始めた」(滝田本部長)。

世界最先端のBTMは日本で実現となるか

その一方で、BTMを導入せず、精算主体の出張管理に頼っている日本企業は数多くある。理由の一つは、BTMを単純な管理強化と誤解すること。また、一般的な欧米企業に存在するトラベルマネージャー(TM)の不在だ。TMは、出張規程の策定から出張申請・承認、旅行手配、危機管理まで出張関連の業務を一元的に担って、出張の効率化と最適化を最大のミッションとしている。

多くの日本企業では、出張規程や危機管理は人事部、そのほかは購買部、総務部などと複数の部署にまたがり、BTM導入のイニシアチブを発揮しにくい事情もある。

また、出張規程が厳格でない日本企業では、フライト選択が出張者に委ねられることが多い。例えば、割安な直行便があっても、出張者が自身のマイレージ獲得のために乗り継ぎルートを選択する場合もある。

出張実態の可視化、規程の厳格化、コスト最小化などでBTMを洗練させてきたグローバル企業とは相対する現象だ。しかし、出張者を縛り過ぎない日本的な管理手法には優れた面もある。

「出張はあくまでビジネス実行の手段。最優先すべきはコア・ビジネスの成功で、出張規程の厳格化や出張コストの削減が出張者の意欲を削いでは元も子も無い。」(滝田本部長)

確かに、世界では新たな出張トレンドも現れている。それは、出張前後の休暇旅行を認めるブリージャー(ビジネス×レジャー)。GBT NTAの親会社であるAmerican Express Global Business Travel (GBT)も出張者個人の好みを取り入れて手配するなど、出張者にとってのクオリティ向上を図る“Know Me”コンセプトに基づくBTMの進化に取り組んでいる。

こうして世界のトレンドが出張者重視に回帰することで、日本的な管理手法を継続しながらでもトレンドの先頭に立てる可能性が出てきた。欧米企業がBTMを洗練させてきた同じ道を辿るのではなく、最先端のテクノロジーを活用することで、出張者に心理的負担をかけることなく、グローバルと同レベルの水準まで一気に引き上げられる可能性があるのだ。

GBTが開発中の新プラットフォームでは、GBTがサポートするオフライン予約や出張者自身によるオンライン予約を一元管理し、移動ルートや座席位置、機内食、宿泊施設の部屋タイプなどあらゆるデータを蓄積。AIが個々の出張者の好みまで把握し、次の出張では規程範囲内で最も快適に感じられる出張内容の提案も可能になる。よって、出張者に管理されているという感覚を持たせることなく、規程に沿い、コストを最適化した出張手配を可能にすることができるのだ。

その他にも、最新のテクノロジーを活用することが出張者と管理者双方のメリットとなる一例として、仮想法人用クレジットカードの利用がある。私的利用や盗難リスクの懸念から、法人用クレジットカードの導入をためらう企業もあるが、近年では、出張期間や限度額を管理者が自由に設定することが可能なバーチャルペイメントツールも登場してきている。企業の懸念に備えつつ、クレジットカード機能の便利な機能を利用することで、管理者の出張コストの見える化や出張者の精算処理の負担軽減に役立てられる。GBTでは、「Virtual Payment Expert」という名称でツールの開発も進めており、各国での利用開始が待たれる。

こうした最先端テクノロジーの成果を取り込んだ開発力は世界トップクラスのBTM企業だからこそ。グローバルの潮流を取りこみ、日本的な管理手法にも精通するGBT NTAは、日本のBTMを一気に世界最先端に引き上げる最良のサポーターだ。

日本企業がBTM導入で世界の最先端に躍り出る「リープフロッグ現象」の可能性も

BTMの効果を高めるコンサルティング

データの可視化に気づき始めた日本企業が、新たな仕組みやツールの導入を模索し始めている。そして次にしなければならないのが出張規程の整備(ポリシーマネジメント)だ。

出張規程や予約ルールの変更は出張者の反発や抵抗を生じさせやすい。これを乗り越えるために、出張者の手配行動パターンを丁寧に分析把握し、それをベースとして個々の規定を改定することで、出張者にも寄り添った出張規程の構築につながり、出張者の抵抗も最小化できる。さらに最新のテクノロジーを使えば、個々の出張者に表立って見せることなく、規程の運用を埋め込むことも可能だ。

BTMを上手く運用していくには出張者の納得と協力が欠かせない。そのためには、実態や想定される効果をデータにして可視化させることが重要だ、と滝田本部長は言う。「これまでがどのような実態で、どの点を変更するとどういう効果があるかを目に見える形で提示して、出張者の納得感を得ながら改善を進めていくことがBTMの効果を高めるポイント」となる。

出張関連データがない場合、少なくとも1年間はデータを蓄積したうえで、データを分析し、出張規程の策定や見直し、運用について継続的にアドバイスをする。たとえば、出張手配のうちオンライン予約が可能な割合を把握し、全面的なオンライン化や、段階を踏んだオンライン化を提案する。

また、利用航空会社は日系航空会社が良いのか、アライアンスの系列で固めるのが適切か。直行便エコノミーと経由便ビジネスクラスなら、コストと快適性の観点からどちらがより良い選択か。企業側と共に考える。

「週末出発を月曜出発に変えたり、予約を2週間前までに終えたりすれば、どれだけコスト削減につながるか。出張者たちにデータで説明する。また、出張者は変更可能な航空券を好むが、実際に変更した比率を調べ、会社全体で考えると、変更可能な航空券を購入するより、変更不可の航空券を購入し、変更が必要な場合だけ航空券を買い直した方が合理的だと分かれば、当初購入時は変更不可の航空券利用を推す。こうしたルールの変化は当初不評を買いがちだが、データに裏付けられた根拠を示すことで納得を得られる」(滝田本部長)。

最適なツールの効果的な選択やカスタマイズ、出張規程の整備、および導入後のコンサルティングに力を入れ、企業に寄り添って考えるGBT NTAは、質の高いBTMを提供することで日本企業の国際競争力向上を裏側からサポートしている。

なお、GBT NTAは、2018年11月に年次フォーラム(JBTF)を開催する予定。問い合わせ先は以下の通りだ。

広告:アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行(GBT NTA)


URL: https://www.gbtnta.com/jpn/
住所:〒130-0012 東京都墨田区太平4丁目3番8号 SDビル6階
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問い合わせ先:https://www.gbtnta.com/jpn/contact/

記事:トラベルボイス企画部、REGION

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